Media

“Hər şey addım-addım, mərhələ-mərhələ ölçülməlidir. Əks halda son başda və ya baş sonda olacaq.”

Uşaqlıqdan bəri valideynlərim tərəfindən çox tez-tez eşitdiyim bir cümlə var: “Çalış hər şeyi planlı şəkildə et ki, həm işlərin düz getsin, həm də vaxt udasan.”

Əslində işlərini düzgün şəkildə planlaşdırmağı, vaxtını bölməyi bacaran insanı daim səliqəli insan adlandırıblar. 2012-13-cü illərdə İngiltərənin Newcastle universitetində Media və Ictimaiyyətlərlə əlaqələr fakültəsində magistr pilləsi üzrə təhsil aldığım zaman bir neçə dərsimiz PR layihələrinin planlaşdırılması və vaxt cədvəlinin düzgün qurulmasına aid idi. Müəlliməm Laurel Hetherington hər zaman planlaşdırma və vaxt cədvəlinin qurulması haqda danışarkən onu layihənin bünövrələrindən biri adlandırır və xüsusi olaraq bir neçə sualı planlamadan öncə özümüzə verməyi tələb edirdi:

Ümumi vəziyyət, daha doğrusu mövzu analiz olunubmu?

Mövzuya diqqətin artırılması məqsədi ilə tədqiqat aparılıbmı?

Mən nəyə nail olmaq istəyirəm? Məqsədlərim nədir? Mən kiminlə danışmaq istəyirəm? Mənim tərəf müqabillərim və auditoriyam kimdir?

Mən nə demək istəyirəm? Üzərində işləyəcəyim mövzu hansı mahiyyəti daşıyır?

Mən onu auditoriyama hansı şəkildə çatdıracam? Əsas istifadə edəcəyim mexanizm hansı olacaq?

Mən istədiyimə nail olduğumu necə biləcəm? Qiymətləndirməni necə aparacam?

Universitetdən sonra bu mövzuda ilk sınağım Bakıda 2014-ci ildə Gənclər və idman nazirliyi və BMT-nin birgə layihəsi olan Gənclər siyasəti üzrə 1-ci Qlobal Forumun təbliğatı zamanı oldu. Sözün əsl mənasında planlaşdırma və vaxt cədvəlinin nə qədər önəm və əhəmiyyət kəsb etdiyini bu layihə üzərində işləyərkən gördüm.

Beləliklə, illərin təcrübəsini, universitet biliklərimi və eyni zamanda daim yanımda gəzdirdiyim Anne Gregorynin “PR kampaniyalarının planlaşdırılması və idarə edilməsi” kitabında əldə etdiyim yenilikləri cəmləyərək işə başladım.

Layihə çərçivəsində ilk olaraq atdığım addım layihənin mahiyyətini öyrənmək oldu. Nəzərə alsaq ki, tədbirə 160 ölkədən 700-dən çox iştirakçı qatılacaqdı, demək ki, layihənin nə qədər qlobal və əhəmiyyət daşıdığını artıq anlamaq olardı.

Təbii ki, mən burada bütün gördüyüm işləri detalları ilə yaza bilməyəcəm. Ancaq, mövzu tam və rahat aydın olsun deyə, planlaşdırma və vaxt bölgüsünü qısaldılmış şəkildə diqqətinizə çatdıracam.

Beləliklə, növbəti işlər, auditoriyamın müəyyən edilməsi, qarşıda görülməsi nəzərdə tutulan işləri bir-bir ağ kağız üzərinə tamamilə köçürülməsi və onların hansının nə zaman və hansı şəkildə ictimaiyyətə çatdırılmasını müəyyən etmək oldu. Məhz onların bütünlüklə göz önündə olması planlaşdırma zamanı hər birinin öz yerini düzgün şəkildə tutmasında vacib rol oynayacaqdı.

PR mütəxəssisi Anne Gregorynin fikrincə planlaşdırma zamanı əsas məqamlardan və önəm daşıyan faktorlardan biri vaxt bölgüsünün düzgün aparılmasıdır. Belə ki, vaxt bölgüsü layihənin uzun və qısa müddətli olmasından asılı olaraq ideyanın ictimaiyyətə çatdırılması istiqamətində böyük əhəmiyyət daşıyır. Məhz planlaşdırmanın lazımi ləvazimatları olan: press reliz, müsahibə, açıqlamalar, birifinq, mətbuat konfransları, dəvətlər, photo və video turlar və s növbəti addımları düzgün şəkildə ölçməyə və bununla da lazımi auditoriyaya düzgün zamanda çatdırılmasında yardımçı olur. Unutmaq lazım deyil ki, infonun tez-tez verilməsi auditoriyada qıcıq, gec-gec verilməsi isə unutqanlıq yarada bilər. Deməli, auditoriyanın gözünün içinə baxıb, onların nə vaxt nə istədiyini bilib, ümumi vəziyyəti anlamaq yetərlidir.

Beləliklə, planlaşdırmanın lazımı avadanlıqları dedikdə isə əsasən PR mütəxəssisləri aşağıdakı sıralamanı nəzərdə tutur:

Analiz

Məqsəd

Tapşırıqlar

Tərəfdaşlar və auditoriya

Mövzu

Strategiya

Taktika

Vaxt cədvəli

Resurslar

Monitorinq

Qiymətləndirmə

Baxış

Xüsusi olaraq qeyd edim ki, yuxarıda qeyd olunan və əsasən tədbir zamanı qarşıya çıxan bir sıra məsələlərin hər birinin öz zamanında həlli uğura aparan yolun əsas göstəricilərindəndir.

Gənclər siyasəti üzrə 1-ci Qlobal Forumunun PR strategiyasının uğurla hazırlanmasında mənim ən böyük yardımçılarımdan biri Gantt-ın cədvəli oldu. Cədvəlin qurulmasından öncə yuxarıda qeyd olunanlarla bərabər, layihə çərçivəsində görüləcək işlərin daha detallı şəkildə işlədim.

Tədbirin mahiyyətinin öyrənilməsi və analiz edilməsi

Mətbuat nümayəndələrinin siyahısının hazırlanması

Press paketin hazırlanması

Press relizlər

Brifinqlər

Mətbuat konfransları

Brifinqlər

Vaxt bölgüsü

Foto

Çıxışlar

Dəvətlər

Məşqlər

Tədbirin (mətbuat konfransı və ya görüşlər) keçiriləcəyi məkanların dizaynının işlənib hazırlanması və s

Media mütəxəssisi Grill Branston qeyd edir ki, PR layihəni lazımi şəkildə auditoriyaya çatdırman üçün lazımi resurslar olduğuna əmin ol. “Alətlər və texnika mesajı düzgün şəkildə çatdırmaq üçün bir-birini tamamlamalıdı.”

Beləliklə, mövzunun daha aydın olması üçün, nümunə olaraq hazırladığım cədvəli təqdim edirəm:

Gantt cədvəli:

Noyabr

4

6

8

10

12

14

16

18

20

22

24

26

28

30

Mövzunun araşdırılıb, analiz edilərək öyrənilməsi

X

X

x

Media paketin hazırlanması (press relizlərin, brifinqlərin, mətbuat konfranslarının, foto və video turlar)

X

X

X

X

Təbliğat çərçivəsində əməkdaşlıq ediləcək media nümayəndələrinin siyahının hazırlanması

X

x

Məkanın hazırlığı

X

Əsas tezislərin, press relizlərin hazırlanması

X

x

Çıxışın hazırlanması

X

X

Mətbuat nümayəndələrinə kiçik infonun hazırlanması və ilk mətbuat konfransına dəvət göndərilməsi

x

İlk mətbuat konfransının keçirilməsi

x

Mətbuat konfransının yekunlarına dair monitorinqin aparılması

x

x

x

Növbəti press relizin və ya layihənin əsas simalarından biri ilə müsahibənin hazırlanması və mətbuata ötürülməsi

x

Vaxt qızıldır deyirlər. İş zamanı bunu daha yaxşı hiss edirsən. Vaxtın düzgün bölünməməsi sanki layihən üçün çox böyük önəm daşıyan hər hansı bir detalın vaxtında lazımi ünvana çatdırılmamasına bənzəyir. Bu isə hətta ən mükəmməl layihədə belə boşluq yaradıb onu natamam edəcək. Odur ki, zəhmətinizə heyfiniz gəlsin.